あなたのプレゼンやメールは分かりにくい!?　正しく伝えるための16のルール

駅の案内板を見ても、目指す出口の場所がよくわからない。取扱説明書を開いても、やりたい操作のページになかなかたどり着けない。そんな経験はありませんか？

本書では、デザインから文章まで、世の中の至るところにはびこる「分かりにくい表現」をあぶりだし、なぜ分かりにくいのか、そしてどうすれば分かりやすくなるのかを、まさに「分かりやすく」解説しています。1999年に発行され、シリーズ50万部を突破したベストセラーの新装版となります。

世の中には、分かりにくい「表現」が溢れています。それを受け取る際は「なんか分かりづらいな」と思うのに、いざ自分が何かを伝えようとする際には、知らず知らずのうちに分かりづらい表現を使ってしまうこともしばしば。本書では、そんな罠に陥ることのないよう、分かりにくさの原因を突き止め、そうならないためのルールを明記。これらを意識すれば、自然と分かりやすい表現を使いこなせるようになるでしょう。

私は方向音痴なので、駅の案内板はとても重要なツールです。某地図アプリのおかげもあって地上で迷う機会は減りましたが、駅構内は案内板が頼り。しかし、時折こういったものを見かけてパニックに。

直進と右方向への区分けが曖昧なため分かりにくいのです。キャプションにもある通り、中央線に行きたい場合、前か右か迷ってしまいそう。

分かりにくさは、こうしたビジュアルだけでなく文章にも表れます。以下に出した例は、とあるマンションに掲示されていた告知文。

一見、文章としての読みにくさはありませんが、「ご協力」とは一体……？と、何をしたらいいのかが伝わらない。改善例として挙げられた文章を見て初めて、マンションの住民はエレベーターの点検がいつどこで行われ、管理者が自分に何を求めていたのかが分かるのです。

一方で「分かりやすい」とはどいうことかを噛み砕いて解説するのが第2章。そもそも、何かを認識・理解する「分かっている」状態と、そうではない「分かっていない」状態の違いは何でしょうか。それは「情報の定着」にあると著者は説きます。「定着」とは、その情報が後で取り出すことが可能な「情報整理棚」にしまわれている状態を指します。より伝わりやすいよう、著者は以下のようなたとえを使って、この「情報整理棚にしまわれている状態」を解説。

つまり、「分かる」とは「情報が脳内で整理されている」ことを指すのです。

ちなみに本書では、たびたびこうした「たとえ話」が登場しますが、本書内でも、「分かりやすい表現」の手法のひとつとして、「たとえ話」を挙げています。なぜ「たとえ話」が分かりやすいのかというと、「分かる」とは、新しい情報の構造に関して、自分がすでに知っている情報の構造と照らし合わせ、それと一致するものを認識することでもあるからです。

本書においてもっともボリュームを割いている項目が、「第3章『分かりにくい表現』の主犯たち」です。

「親切心の欠如」「受けてのプロフィール未定義」「大前提の説明もれ」「複数解釈ができてしまう」「視覚特性の無視」など、全部で16人の“犯人”を挙げて、その具体例を示しつつ改善案も記載しています。いくつか紹介しましょう。

「『受け手』のプロフィールの未定義」
いわゆる業界用語や社内用語などを部外者に使ってしまい、相手が「？」となるパターンですね。ある商品や分野について、その専門家が説明するのがいちばん分かりやすいと思いがちですが、専門用語をズラリと並べるなど言葉のチョイスを間違うと、逆にチンプンカンプン、というケース。そうならないために、情報の受け手の視点に立つことが重要であると説いています。

「直訳」
外国語の翻訳文を例に、翻訳とは「一つの言葉を別の原義に変換する作業ではない」と説明する著者。翻訳が伝えるのは言語ではなく意味であるとし、

と整理しています。

中学英語を卒業して数十年経ちますが、あらためてハッとさせられたのが以下の部分。

学校の授業では圧倒的に前者のスタイルで習った記憶がありますし、不自然な文もそういうものだと疑問を持たず受け入れていました。著者の藤沢晃治氏は英検1級やTOEIC900点など英語スキルも有しているので、こうした視点にも納得です。

様々な事例と併せて、なぜ分かりにくいのか。どうすれば分かりやすい表現になるのかをひとつひとつ丁寧に掘り下げ、「隗（かい）より始めよ」とばかりに分かりやすく解説する本書。ビジネスメールから資料作成、友人とのSNSでのやり取り、そして各種デザインに至るまで、あらゆる表現において役立つ指南書です！